Wer kennt das nicht: Plötzlich ist schon wieder Feierabend und weder Schreibtisch noch Mailfach sind deutlich leerer geworden. Und das, obwohl wir gefühlt den ganzen Tag unter Strom gestanden, ständig neue Mails und Handynachrichten um unsere Aufmerksamkeit gebuhlt haben. Da fragen wir uns am Abend erschöpft: Was habe ich eigentlich den ganzen Tag gemacht?

Schluss mit Multitasking

Die einfache Antwort: Wahrscheinlich zu viele Dinge gleichzeitig. Das ist extrem unproduktiv, weiß Martin Krengel, Autor des Zeitmanagement-Ratgebers „Golden Rules“. Multitasking ist einer der größten Produktivitätskiller im Joballtag. „Zwischen mehreren Aufgaben hin und her zu switchen, kostet unser Gehirn sehr viel Energie – und zerstört unsere Konzentration“, warnt Krengel. Der Experte rät zum kräfteschonenden Monotasking, also zur Fokussierung: immer eine Aufgabe nach der anderen erledigen. Das steigert die Produktivität.

Prioritäten setzen

Jeden Arbeitstag mit dem wichtigsten Projekt beginnen. Vorteil: „Selbst, wenn ich sonst nicht mehr viel schaffe, gehe ich abends mit dem guten Gefühl nach Hause, den dicksten Brocken auf dem Schreibtisch angegangen zu sein“, sagt Lothar Seiwert, Zeitmanagement-Experte und Buchautor („Das 1 x 1 des Zeitmanagements“). Auch wenn Chefs, Kunden und Kollegen einem gerne etwas anderes suggerieren: Nicht alle Aufgaben sind gleich wichtig und dringend. Eine gute Reihenfolge findet man mit dem Eisenhower-Prinzip: „wichtig/dringend“: Sofort selbst machen. Für „wichtig/nicht dringend“ einen Termin für später festlegen. „Unwichtig/dringend“ an Mitarbeiter oder Kollegen delegieren, und „unwichtig/nicht dringend“ wandert in den Papierkorb.

Nicht in den Kleinkram-Modus kommen

Häufig starten wir den Arbeitstag mit Routineaufgaben wie E-Mails lesen oder Reisekostenanträge ausfüllen. „Ein großer Fehler“, sagt Martin Krengel. Denn unser Gehirn reagiert auf jede gelesene Mail oder abgeheftete Rechnung mit einem kleinen Dopamin-Ausstoß – als Belohnung. „Wenn wir unser Gehirn gleich morgens in diesen Kleinkram-Modus schalten, möchte es ständig neue kleine Erfolge haben“, sagt Krengel. Folge: Seine Aufmerksamkeit danach auf ein komplexes Projekt zu lenken, fällt meist extrem schwer.

Ablenkungen verbannen

Ständige Störungen behindern unsere Konzentration. Wer wichtige Aufgaben zu erledigen hat, schaltet daher das Smartphone auf stumm und hängt ein „Bitte bis xy Uhr nicht stören“-Schild an die Bürotür. Und: E-Mails zu festen Zeiten am Arbeitstag bewusst abarbeiten. Dazwischen Outlook & Co. am besten abschalten und vor allem auf Mail-Benachrichtigungen verzichten. Apps helfen beim Disziplinieren (siehe Kasten).

Abends eine To-do-Liste für den nächsten Tag machen. Das hilft einem, morgens frisch mit dem schwierigsten Projekt zu starten.

„Nein“ zu unnötigen Meetings

Einen halben Arbeitstag (4,5 Stunden) pro Woche verbringen Angestellte im Schnitt auf überflüssigen Arbeitstreffen, hat eine Studie des Marktforschungsinstituts Harris ergeben. Bei Führungskräften sind es sogar neun Stunden wöchentlich. Damit sind Meetings und Besprechungen die größten Zeitfresser im Joballtag. Daher empfiehlt es sich, sich öfters mal auszuklinken. Und notwendige Meetings lieber im Stehen zu absolvieren, dann geht es eindeutig schneller.

Vernünftig planen

Abends eine To-do-Liste für den nächsten Tag machen. Das hilft einem, morgens frisch mit dem schwierigsten Projekt zu starten. Schöner Nebeneffekt: Aufschreiben macht den Kopf frei für einen relaxten Feierabend. Nicht zu viel in die Listen packen. Faustregel: 60 Prozent des Tages verplanen, der Rest ist Puffer – für Unvorhergesehenes und Pausen. Pausen sind immer gut und sinnvoll. Denn: Wer ohne Unterbrechung stundenlang an einem Projekt arbeitet, der wird unkonzentriert und macht im schlimmsten Fall sogar Fehler. Ideal sind fünf Minuten Pause pro Stunde. Nutzen Sie die Unterbrechung dann für ein paar kleine Atemübungen und lüften Sie mal das Büro durch – um danach wieder frisch durchzustarten.